Integración y automatización de formularios mediante Make y CRM
Cliente: Marinalia
https://marinalia.es/
El cliente
Marinalia es un marketplace de experiencias y actividades de ocio en el Mediterráneo y Canarias, con catálogo en la Comunidad Valenciana, Andalucía, Baleares y Canarias. Trabaja con una amplia red de empresas colaboradoras y atiende a sus clientes por teléfono, WhatsApp y correo, además de gestionar altas de nuevos proveedores y candidaturas de empleo desde la web.
Desafío
Los formularios de la web llegaban por correo y se gestionaban de forma manual: cada consulta de un cliente, cada empresa interesada en anunciar su actividad y cada candidatura acababa en una bandeja de entrada compartida, sin registro estructurado, sin criterio claro de asignación y con el riesgo de que una solicitud se quedara sin respuesta.
Objetivos
Centralizar las solicitudes
Reunir en un único sistema todas las entradas procedentes de la web, sin depender del correo como archivo.
Eliminar tareas manuales
Suprimir el copiado y pegado de datos entre correo, hojas de cálculo y herramientas de gestión.
Reducir tiempos de respuesta
Que cada solicitud llegue de inmediato a la persona que debe atenderla, con la información ya ordenada.
Trazabilidad
Poder saber en qué estado está cada contacto, quién lo gestiona y de qué formulario procede.
Calidad del dato
Normalizar la información de entrada para que el CRM no se llene de registros incompletos o duplicados.
Escalabilidad
Dejar una base sobre la que añadir nuevos formularios o destinos sin rehacer el circuito cada vez.
Acciones realizadas
Estas fueron las principales líneas de trabajo del proyecto de automatización:
Mapa de formularios
Inventario de todos los puntos de entrada de la web (atención al cliente, alta de proveedores, empleo, newsletter) y del recorrido que debía seguir cada uno.
Unificación de campos
Rediseño de los formularios con campos comunes y obligatorios, para que todas las solicitudes lleguen con la misma estructura.
Escenarios en Make
Construcción de los escenarios que recogen el envío del formulario, procesan los datos y los distribuyen a cada destino.
Integración con el CRM
Alta automática del contacto en el CRM con su origen, tipología y datos ya normalizados, listo para su seguimiento comercial.
Normalización de datos
Reglas de limpieza y formateo (teléfonos en formato internacional, correos, nombres) antes de escribir en el CRM, para evitar registros inservibles.
Enrutado y avisos
Asignación de cada solicitud al equipo correspondiente y notificación inmediata por los canales internos que ya usaba Marinalia.
Control de errores
Gestión de fallos en los escenarios y reintentos, para que ninguna solicitud se pierda si un servicio no responde.
Pruebas y documentación
Validación de cada flujo de principio a fin y documentación del circuito para que el equipo pueda mantenerlo y ampliarlo.
Resultados conseguidos
Todas las solicitudes que entran por la web se registran hoy de forma automática en el CRM, con su origen identificado y asignadas al equipo que debe atenderlas. El trabajo manual de trasvase de datos desaparece y el tiempo de respuesta deja de depender de que alguien revise una bandeja de correo.
Además, el circuito queda documentado y preparado para crecer: añadir un nuevo formulario, un nuevo destino o una nueva regla de asignación es cuestión de ampliar el escenario existente, no de montar un proceso desde cero.
